Ob kommunale Auftraggeber eigene Vergabeplattformen vorhalten, müssen sie eigenverantwortlich unter Berücksichtigung ihrer Bedürfnisse prüfen. Neben einer Nutzung der staatlichen Vergabeplattformen oder der Anschaffung eines eigenen Systems kommt insbesondere für Kommunen, die nur selten Aufträge oberhalb der EU-Schwellenwerte vergeben, auch eine Inanspruchnahme privater Beschaffungsdienstleister in Betracht. Die hierfür erforderlichen Dienstleistungsaufträge mit dem Beschaffer müssen – sofern sie die Grenze für einen zulässigen Direktkauf in Höhe von derzeit 500 € (ohne Umsatzsteuer) überschreiten – von den kommunalen Auftraggebern im Wettbewerb vergeben werden.
Denkbar ist auch eine Kooperation mit anderen kommunalen Auftraggebern. Wird dabei eine vorhandene Vergabeplattform einer anderen Kommune im Rahmen der interkommunalen Zusammenarbeit nach dem KommZG dauerhaft mitbenutzt (Art. 7 Abs. 2 Satz 1 KommZG), wird diese als zentrale Beschaffungsstelle tätig.
Zentrale Beschaffungsstellen können ohne vorherigen Wettbewerb eingebunden werden. Auch gelegentliche, anlassbezogene Kooperationen über Dienstleistungsvereinbarungen zwischen einzelnen Kommunen sind nicht ausgeschlossen.